¿Son los expedientes judiciales y administrativos 100% públicos?

En principio si, debido a que como su nombre lo sugiere no son de interés reservado como si lo son los privados, pero hay que hacer algunas precisiones:

De acuerdo al art. 126 del C.G.P su examen es restringido de la siguiente manera:

Artículo 123. Examen de los expedientes. Los expedientes solo podrán ser examinados:

1. Por las partes, sus apoderados y los dependientes autorizados por estos de manera general y por escrito, sin que sea necesario auto que los reconozca, pero solo en relación con los asuntos en que aquellos intervengan.

2. Por los abogados inscritos que no tengan la calidad de apoderados de las partes. Estos podrán examinar el expediente una vez se haya notificado a la parte demandada.

3. Por los auxiliares de la justicia en los casos donde estén actuando, para lo de su cargo.

4. Por los funcionarios públicos en razón de su cargo.

5. Por las personas autorizadas por el juez con fines de docencia o de investigación científica.

6. Por los directores y miembros de consultorio jurídico debidamente acreditados, en los casos donde actúen.

Hallándose pendiente alguna notificación que deba hacerse personalmente a una parte o a su apoderado, estos solo podrán examinar el expediente después de surtida la notificación.

Sin embargo, esta norma que es procesal, debe ceder a una interpretación mas amplia porque una actuación finalizada, mediante una decisión judicial o administrativa ejecutoriada puede ser consultada por cualquier persona, porque no implica conocer un dato reservado de las partes, sino una mera decisión judicial o administrativa para el ejercicio del control social.

El control social, es una figura contemplada en la ley 1757 del 2015,arts. 60 a 66 que permite a todo ciudadano acceder a información pública para la promoción y protección del derecho a la participación democrática y participar en la vida política, administrativa, económica, social y cultural, y así mismo a controlar el poder político.

A su vez, este control habilita a cualquier ciudadano al ejercicio de mecanismos para la protección de derechos humanos como los derechos de petición y acciones de tutela, de tal manera que justificaría su legitimación en causa para acceder a un expediente público, sin embargo en todo momento debe acreditar y justificar para que lo requiere y para que se utilizará (Ley 1757 de 2015, art. 62).

A parte, debe tenerse en cuenta, que es posible acceder a piezas de un expediente finalizado mediante decisión ejecutoriada sin ser estrictamente los legalmente autorizados en el art. 123, siempre y cuando no sean aquellos que contengan la información reservada que dispone la ley 1755 DEL 2.015, art. 24, que señala:

ARTÍCULO 24. Informaciones y documentos reservados. Solo tendrán carácter reservado las informaciones y documentos expresamente sometidos a reserva por la Constitución Política o la ley, y en especial:

1. Los relacionados con la defensa o seguridad nacionales.

2. Las instrucciones en materia diplomática o sobre negociaciones reservadas.

3. Los que involucren derechos a la privacidad e intimidad de las personas, incluidas en las hojas de vida, la historia laboral y los expedientes pensionales y demás registros de personal que obren en los archivos de las instituciones públicas o privadas, así como la historia clínica.

4. Los relativos a las condiciones financieras de las operaciones de crédito público y tesorería que realice la nación, así como a los estudios técnicos de valoración de los activos de la nación. Estos documentos e informaciones estarán sometidos a reserva por un término de seis (6) meses contados a partir de la realización de la respectiva operación.

5. Los datos referentes a la información financiera y comercial, en los términos de la Ley Estatutaria 1266 de 2008.

6. Los protegidos por el secreto comercial o industrial, así como los planes estratégicos de las empresas públicas de servicios públicos.

7. Los amparados por el secreto profesional.

8. Los datos genéticos humanos.

Dentro de esta dinámica conceptual presentamos los conceptos mas importantes de la sentencia C641 del 2.002 de la Corte Constitucional que ha determinado lo siguiente:

• A partir de las regulación de la Carta Fundamental, en torno al debido proceso en las actuaciones judiciales surge la publicidad como uno de sus principios rectores, en virtud del cual, el juez tiene el deber de poner en conocimiento de los sujetos procesales y de la comunidad en general, los actos que conduzcan a la creación, modificación o extinción de un derecho o la imposición de una obligación, sanción o multa, teniendo en cuenta que su operancia no constituye una simple formalidad procesal, sino un presupuesto de eficacia de dicha función y un mecanismo para propender por la efectividad de la democracia participativa. Con todo, el mismo texto constitucional legitima que se establezcan mediante ley, excepciones al conocimiento de ciertos documentos o actuaciones públicas, para que a través de un juicio de ponderación constitucional, se otorgue prioridad al principio de reserva, como sucede con la etapa de instrucción en un juicio criminal.

  
  

• Es preciso reconocer que el principio de publicidad tiene dos vertientes en relación con su alcance y exigibilidad, a saber: a) En primer lugar, es deber de los jueces en los procesos y actuaciones judiciales dar a conocer sus decisiones tanto a las partes como a los otros sujetos procesales, mediante las comunicaciones o notificaciones que para el efecto consagre el ordenamiento jurídico. En este evento, se trata de un acto procesal de notificación, el cual más que pretender formalizar la comunicación del inicio, desarrollo o agotamiento de una actuación, procura asegurar la legalidad de las determinaciones judicialmente adoptadas, ya que su conocimiento ampara efectivamente los derechos de defensa, de contradicción y de impugnación. b) Por otra parte, el artículo 64 de la Ley Estatutaria de la Administración de Justicia en concordancia con los artículos 74 y 228 de la Constitución, impone el deber a los jueces de comunicar y divulgar a la opinión pública o a la comunidad en general, el contenido y los efectos de sus decisiones, salvo en aquellos casos en los cuales exista reserva legal. 

  
  

• El principio de publicidad como instrumento indispensable para la realización del debido proceso, impone a los jueces la exigencia de proferir providencias debidamente motivadas en los aspectos de hecho y de derecho, y el deber de ponerlas en conocimiento de los distintos sujetos procesales con interés jurídico en actuar, lo que se opone a aquellas decisiones secretas u ocultas contrarias a los postulados de la democracia participativa.

  
  

• El principio de publicidad se ha estructurado como un elemento trascendental del Estado Social de Derecho y de los regímenes democráticos, ya que mediante el conocimiento de las actuaciones judiciales y administrativas, y de las razones de hecho y de derecho que les sirven de fundamento, se garantiza la imparcialidad y la transparencia de las decisiones adoptadas por las autoridades, alejándose de cualquier actuación oculta o arbitraria contraria a los principios, mandatos y reglas que gobiernan la función pública.

  
  

• El principio de publicidad persigue el logro de una finalidad de interés público. Ello, porque la publicidad como principio, no es una mera norma susceptible de aplicarse o no en un determinado caso, sino que por su fuerza normativa y su textura abierta está llamado a tener eficacia directa por sí mismo en la diversidad de actuaciones administrativas o judiciales, salvo que a través de un juicio de ponderación constitucional resulte inaplicable a un asunto en concreto. De allí que, por regla general, toda actuación o proceso judicial debe ser público.

  
  

• Es evidente que el principio de publicidad no sólo está previsto para garantizar la efectividad del derecho al debido proceso, sino que por su importancia y relevancia jurídica, contribuye al logro de diversas finalidades constitucionales, como son las siguientes: (i) Es una herramienta de control a la actividad judicial, ya que sirve de medio para el ejercicio de los derechos de contradicción e impugnación destinados a corregir las falencias en que incurra el juzgador; (ii) Otorga a la sociedad en sí misma considerada, un medio para preservar la trasparencia y razonabilidad de las decisiones judiciales, a menos que dichas actuaciones se encuentren sometidas a reserva.

  
  

• El principio de publicidad conduce al logro de la obediencia jurídica en un Estado democrático de derecho, ya que sólo en la medida en que las personas tienen conocimiento de las actuaciones judiciales, esto es, del principio, regla o razón jurídica que constituye la base de una decisión judicial, las partes o los interesados podrían apelar a dicho fundamento para ajustar su conducta a las decisiones de los jueces. En este orden de ideas, es preciso recordar que así como la imperatividad y obligatoriedad de la ley presupone su conocimiento por parte de los ciudadanos mediante su publicación en el diario oficial, también la imperatividad y obligatoriedad de las sentencias judiciales suponen su publicidad, pues lógicamente aquello que es desconocido por las partes o terceros no puede ser objeto de imposición, so pena de alterar y desconocer los valores, principios y reglas de un Estado Social Derecho. Sin embargo, es preciso aclarar que en cada caso la publicidad debe adecuarse a los sistemas de comunicación previstos en la ley.

  
  

En el día a día, es indispensable conocer la legislación que protege esta información para determinar los derechos y deberes de los dueños y administradores de la información y de sus solicitantes para el pleno ejercicio del habeas data.

La información de expedientes judiciales y administrativos es radicalmente importante porque a través de ella se puede vigilar la función pública y sus resultados, de tal manera que se pueden derivar de los mismos el ejercicio de otros derechos como el de denunciar delitos y faltas disciplinarias.

Víctor Ríos Mercado

Abogado Magister en Derechos Humanos

Instituto Europeo Campus Stellae de España

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